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项目状态汇报的目的不是证明团队很忙，而是让相关人准确判断目标是否会按计划实现、哪里需要决策、什么风险正在扩大。AI 可以整理材料和发现缺失，但不能自行估算进度或替负责人承诺日期。
准备项目基线
收集目标、范围、里程碑、负责人、预算或容量、成功标准和最近一次已确认计划。没有基线，“完成 70%”没有可解释含义。
同时准备任务系统、交付物、风险清单、决策记录和关键指标。聊天消息可以提供线索，但不应作为唯一事实来源。
第一步：整理事实状态
根据以下项目材料整理状态，不要估算缺失数字。
输出：目标、已完成交付物、进行中事项、未开始事项、计划与实际差异、关键证据、信息缺口。
每条进度引用任务、文档或指标来源。对“差不多完成”“基本可用”等模糊状态，要求补充验收条件。只有通过既定检查的交付物才能写为完成。
第二步：评估里程碑健康度
可以使用绿、黄、红状态，但必须定义规则。例如绿色表示按当前证据可在计划日期完成；黄色表示存在可控偏差且已有恢复计划；红色表示目标或时间需要重新决策。
颜色之外必须写明依据，避免不同项目对同一颜色理解不同。AI 只能根据规则分类，不能凭语气判断项目“看起来健康”。
第三步：写清风险和问题
风险是可能发生的事件，问题是已经发生的事实。每项记录概率或现状、影响、触发信号、缓解措施、负责人和复查日期。
优先展示会影响目标、时间、成本、质量或合规的事项。不要用长清单淹没最需要关注的三项风险。
第四步：形成决策请求
好的决策请求包含截止时间、可选方案、影响和推荐意见，例如“本周三前确认是否缩小首发范围，否则测试窗口将顺延”。
把以下阻塞改写成决策请求。
输出：需要谁决定、最晚时间、选项、每个选项影响、团队建议和不决策的后果。
不要替决策者选择，也不要新增成本数字。第五步：按受众生成一页摘要
摘要建议包含总体状态、三个关键进展、前三项风险、需要的决策和下个里程碑。详细任务、会议和技术说明通过链接提供。
生成 PPT 时每页只表达一个结论，图表必须使用已核验数据。不要用漂亮图形掩盖口径不清或样本不足。
状态汇报检查清单
- 是否存在明确目标、范围和里程碑基线。
- 完成状态是否对应验收条件和交付物。
- 进度数字是否有计算口径和来源。
- 风险与已发生问题是否区分。
- 关键风险是否有负责人和复查日期。
- 决策请求是否包含选项、影响和截止时间。
- 摘要是否让读者快速判断下一步行动。
常见问题
可以让 AI 自动计算项目完成度吗
只有在任务权重和完成标准明确时才有意义。简单按任务数量计算会把小任务和关键里程碑等同，容易误导。
状态一直是黄色正常吗
长期黄色通常说明规则模糊或恢复计划没有执行。应明确何时转绿、转红或重新制定基线。
管理层汇报需要展示所有问题吗
应展示会影响目标和需要支持的问题，其他细节可放附录。隐藏重大风险比信息过多更危险。
日常输入可使用 AI 周报工作流，制作汇报材料可配合 AI 做 PPT 完整流程 和 表格分析助手。